Charte de l'espace Rencontres du forum:

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Charte de l'espace Rencontres du forum:

Message par admin »

Mise à jour du 05 mars 2021
I : Introduction, préambule :


Jusqu’à présent le forum organisait une rencontre nationale généralement tous les deux ans. En 2020, à cause du covid, elle n’a pas eu lieu et les annulations qui ont été rendues nécessaires nous ont fait comprendre que la situation ne pouvait perdurer. Depuis déjà quelques temps, le forum est face à une situation délicate car depuis toujours le financement est assuré en grande partie par les rassemblements et sans rassemblements, il n’y a plus de financement et par conséquent plus de forum.

C’est pourquoi une association a été créée pour gérer tout cela conformément à la loi.
Voir

Désormais il pourra y avoir jusqu’à 3 rassemblements annuels pour lesquels afin de pouvoir participer en toute légalité il faudra s’inscrire à
l’Association des Amis du Forum de Félix :
  • Un national entièrement géré par le bureau de l’association dont font partie de droit les administrateurs du forum de Félix.
  • Deux régionaux qui pourront être initiés par un des membres du forum avec l’accord de l’association/forum.
Ceci n’empêchant en aucun cas toutes les rencontres à titre privé de membres de Félix lors de salons, rencontre ou autres (dénommées ci-après « les autres manifestations »)

L’espace où vous trouverez les échanges concernant ces rassemblements et rencontres est

Rappel informatif :
En matière de rassemblements, on en distingue plusieurs types avec des réglementations différentes.
  • Les rassemblements statiques où nos véhicules restent dans le camping ou dans un lieu défini, seuls les membres se déplacent à pied ou avec des transports en commun pour les visites ou activités. Ce type de rassemblement ne correspond pas à notre mode de fonctionnement par conséquent nous sommes tenus de respecter la réglementation d’un autre type de rassemblement.
  • Les rassemblements dynamiques et payants où l’on est amené à se déplacer avec nos véhicules pour visiter ou se balader selon un programme établi et où chacun paye sa part. C’est ce type de rassemblement qui correspond à notre mode de fonctionnement et dans ce cas nous sommes tenus de respecter la loi N° 2009-888 du 22 juillet 2009 Article. L. 211-18. -III -a.
  • En gros que dit cette loi : Que ce type de rassemblement dynamique payant tombe sous le coup de l’organisation d’un voyage et nous devrions disposer d’une licence de voyage avec toutes les autorisations et habilitations qui vont avec.
  • Mais la loi française a prévu des exceptions et c’est l’article. L. 211-18. -III -a qui les définit : Les associations et organismes sans but lucratif qui n'ont pas pour objet l'organisation de voyages ou de séjours et qui ne se livrent à ces opérations qu'à l'occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels, liés à leur fonctionnement et qu'ils organisent pour leurs adhérents ou ressortissants.
    Et ceci au maximum 3 fois par an. Ce qui sera notre cas.

Assurance
  • Une assurance multirisques associations est souscrite en conformité de l’article 2 des statuts de notre association :
  • Cette assurance garantit :
- Couverture des responsabilités encourues et défense des intérêts.
- Couverture des dommages aux biens si ceux-ci ont été déclarés mis à disposition de l’association.
- Couvertures des dommages corporels.
- Accompagnement juridique.
  • Cette assurance ne se substitue ni aux assurances individuelles des membres de l’association ni aux assurances de leurs véhicules
  • Pour bénéficier de l’assurance de l’association pendant les rassemblements, il est impératif d’être membre de cette association.

Voici donc comment nous voyons les choses :

II : Les rassemblements officiels:

Ainsi une fois par an, aura lieu la rencontre officielle nationale des Amis du Forum de Félix.
Elle est en général fixée le week-end de l’Ascension pour que les membres qui viennent de l’autre bout de la France ou même de l’étranger puissent venir.


Son organisation en sera confiée à un ou plusieurs administrateur(s) et / ou membre(s) après consultation entre les membres du bureau de l’association. Le nombre de participants pourra être limité en fonction du lieu et des conditions de la rencontre (en général entre 30 et 40 équipages).
Tout membre du forum souhaitant organiser et animer un rassemblement de ce type devra au préalable prendre contact avec le bureau de l’association assofelix@latortuedefelix.fr qui verra avec lui et éventuellement avec d’autres membres locaux comment cela peut se faire. Il est à noter qu’il y aura une assistance et la mise à disposition de différents documents d’aide pour ce faire et ainsi qu’un suivi et une aide du membre du bureau chargé de l’organisation des rassemblements.


Et entre-autre :
  • Chaque équipage est responsable de ses actes, de ses animaux, de la surveillance de ses enfants, de son matériel et dégage l’association et les organisateurs de toute responsabilité tant sur route que sur site.
  • Chaque propriétaire d’animal domestique évitera de le laisser divaguer et se fera un devoir de ramasser les déjections.
  • Les membres du bureau et les organisateurs étant bénévoles, il est du devoir de chacun d’apporter sa contribution par une aide locale : rangement, accueil, etc.
  • Les équipages qui participent aux rassemblements sont censés avoir pris leurs dispositions en eaux usées et eaux propres.
  • Par respect de l’environnement et du site nous accueillant, tout équipage s’interdit de laisser couler ses eaux usées, d’y abandonner poubelles et autres déchets.
Dans la même optique et selon le même processus, il sera possible d’organiser tous les ans 2 rencontres régionales
(entre 8 et 20 équipages approximativement) avec sans aucun doute une logistique beaucoup plus légère.


Le communiqué de ces rencontres se fera par un administrateur sur le forum et sera donc visible par tous :
Les organisateurs y seront nommés (d’ailleurs, toute personne de l’association et également du forum qui aurait des idées, des possibilités d’organiser un rassemblement régional à la possibilité de se faire connaitre l’association assofelix@latortuedefelix.fr comme pour les rassemblements nationaux et ce sont eux qui ensuite donneront les informations d’inscription, de coût, de règlement et de déroulement de la rencontre et du nombre maximum d’équipages.



Modalités d’inscription aux rassemblements

Toute inscription ne pourra être validée que :
  • Si l’équipage est inscrit ou s’inscrit à l’association (voir )
  • qu’après réception de la somme indiquée.
Dans le cas où le nombre de participants serait supérieur au seuil fixé, toute inscription arrivant après l'atteinte du seuil sera mise sur une liste d’attente et validée uniquement en cas de désistement. Les intéressés seront évidemment avertis par mail au fur et à mesure. Il est bien sûr interdit d’amener des personnes non inscrites à ces rencontres : elles seront systématiquement écartées. Chaque équipage sera responsable de ses actes et des dommages qu'il pourrait causer durant toute la durée de la rencontre (assurance RC automobile pour la circulation et RC du chef de famille pour les actes de la vie privée) y compris lors des visites ou activités proposées par l'organisateur de la rencontre. L’association elle-même étant assurée comme il est indiqué ci-avant.

III : Les autres "manifestations":
Comme les salons et autres rencontres à l'étranger.

Une autre forme de rencontre a lieu régulièrement et Félix ne souhaite surtout pas freiner ces rencontres amicales d’un petit nombre de tortues au domicile d’un de ses membres ou lors d’un croisement en cours de périple. Mais, si l’appel à ce type de rencontre peut se faire sur le forum de Félix, toute demande de participation et son organisation ne peuvent se faire qu’en dehors de Félix, en messagerie privée
Il faut d’ailleurs absolument éviter de donner son adresse e-mail visible dans les posts du forum, c’est le risque qu’elle soit aspirée par des robots à des fins malveillantes !
Et pour ce type de rencontre, rien n'empêche d'en faire ensuite un compte-rendu illustré sur le forum.
voir ou
Enfin, en ce qui concerne les salons, festivals et autres rendez-vous il a paru intéressant aux administrateurs de relayer les informations sur Félix, à partir du moment où ces manifestations présentent un réel intérêt pour la communauté et permettent de regrouper les visiteurs du forum intéressés.
Ce chapitre voir : Évènementiel s’adresse donc aux membres qui pourraient nous signaler tel ou tel événement en rapport avec notre mode de loisir, mais aussi aux professionnels, sous réserve d’examen de leur proposition par l’équipe d’administration.


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Re: Charte de l'espace Rencontres du forum:

Message par admin »

Bonjour à tous,
Mise à jour ce jour de la charte de l'espace rencontre


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